Gestion des frais bancaires : comment sortir du brouillard ?

La gestion des frais bancaires préoccupe les trésoriers car elle mobilise beaucoup d'énergie. Ce n'est pas nouveau et ce n'est pas fini. Signataires de multiples contrats de services bancaires hétérogènes, les entreprises naviguent à vue dans le brouillard des factures de frais bancaires. Aux coûts annoncés et identifiés s'ajoutent des frais sous-jacents ou implicites, objets d'explications parfois peu convaincantes : Le conseiller bancaire a tendance à se réfugier derrière les lignes du contrat de service, ce qui ne peut qu’augmenter l'amertume de son client.

Face à cette réalité, les entreprises ne sont pas sur un pied d'égalité : Les plus importantes disposent de moyens humains et informatiques pour pointer, constater et négocier ; Les entités de taille plus modeste doivent subir et payer. Pas moyen d'échapper à cette facture qui reste souvent absconde.  

Le Bank Services Billing (BSB) n'a réglé qu'une partie du problème.

Grâce au service de facture électronique, être acteur et dialoguer

En incitant les banquiers à produire une facture électronique ayant une structure identique, les grands groupes internationaux ont rendu service à tous. Après s'être généralisé outre-Atlantique, le BSB (BankServices Billing) a débarqué il y a quelques années en Europe. Pour qui détient la clef de structure de ce fichier XML camt.086, le brouillard se dissipe quelque peu. Il devient possible d'expliciter la multitude des lignes de facturation et de naviguer plus à l'aise, sous Excel, dans cet environnement peu engageant. C'est déjà un progrès certain ! Car l'expérience de NEOFI, habitué au décryptage de ces fichiers, permet de tirer deux leçons importantes:

-       L’offre de BSB proposée par les banques ne les rend pas infaillibles c’est pourquoi NEOFI donne les moyens de déceler d'éventuelles erreurs et réclamer la correction de frais surévalués voire l'annulation de frais imaginaires.

-        Les entreprises, petites ou grandes, peuvent s'affranchir de la traditionnelle crainte du banquier. Le rapport de forces s'équilibre, grâce à cet outil de transparence, qui permet d'échanger et de négocier.

Comment lire, mais aussi analyser une telle quantité de données ?

Neofi Frais bancaires : vers l'analyse et la maîtrise

Malgré le BSB, de nombreux repères restent brouillés. Plus réactif, le trésorier n'en est pas pour autant proactif. En théorie, le format BSB présente en effet les postes de dépense, les prix unitaires et la volumétrie. Mais, dans la pratique, les incohérences apparaissent. La présentation des factures de frais bancaires n'est pas harmonisée. La volumétrie peut faire défaut, avec un rappel des postes autant de fois que l'événement est arrivé. Parfois, cette volumétrie est bloquée à 1 et on doit la déduire en identifiant le multiple du prix de base. Ajoutez à cela les dénominations de postes changeantes d'une banque à l'autre… Comment comparer, comment analyser ?

C'est là que Neofi Frais bancaires entre en jeu !

Doté d'algorithmes puissants, Neofi Frais bancaires résout ces difficultés en lisant et traitant toutes les informations disponibles. Sur la base d'un référentiel nourri des conditions bancaires, il récupère et compile les données, en prenant en compte la synthétisation des dénominations de postes. Présentation lisible, vérification de la cohérence des montants, recherche de frais non mentionnés aux conditions… Ses potentialités sont plus étendues que la seule lecture du camt.086. Grâce à son module de business intelligence intégré, il offre la possibilité de faire évoluer les graphiques, en modifiant les périodes d’analyse, en sélectionnant certains services, certains comptes, certaines entités. Ainsi, le trésorier peut non-seulement constater, mais aussi interpréter et analyser les écarts entre la volumétrie des frais bancaires qu'il a pointée et celle qui est facturée. Comme Neofi Frais bancaires luipermet aussi d'étudier, poste à poste, ce que donnerait une facture appliquée aux conditions d'une autre banque, le trésorier peut désormais être réactif et proactif. Il peut dialoguer avec son conseiller en position de force. L'enjeu est important car des économies substantielles sont en jeu, à travers la réduction des frais, mais aussi grâce à la baisse des charges de personnel liées au dépouillement, à la saisie et à la lecture fastidieuse des données.

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