Sodexo optimise la gestion de ses preuves de contrôle interne

Créé en 1966 à Marseille par Pierre Bellon, Sodexo est le leader mondial des services pour améliorer la Qualité de Vie, facteur essentiel de performance des individus et des organisations. Sodexo sert chaque jour 100 millions de consommateurs avec une offre unique de Services sur site, de Services Avantages & Récompenses et de Services aux Particuliers et à Domicile.

Sodexo propose à ses clients une offre intégrée de services, fruit de plus de 50 ans d’expérience : de la restauration à l’accueil, la propreté, l’entretien et la maintenance technique des matériels et des installations, des services et des programmes stimulant l’engagement des collaborateurs aux solutions simplifiant et optimisant la gestion des déplacements et des frais professionnels, jusqu’aux services d’aide à domicile, de crèches et de conciergerie.

La réussite et la performance de Sodexo reposent sur son indépendance, son modèle économique durable, ainsi que sur sa capacité à assurer le développement et l’engagement de ses 470 000 collaborateurs à travers le monde.

Chiffres clés (au 31 août 2019) : 22 milliards d’euros de chiffre d’affaires consolidé, 470 000 collaborateurs, 19e employeur privé mondial, 67 pays 100 millions de consommateurs chaque jour.
9,9 milliards d’euros de capitalisation boursière (au 20 avril 2020).

Appel à NEOFI

Pour le service du contrôle interne de la DSI de Sodexo France, il était nécessaire d’automatiser ces processus récurrents afin d’affecter les collaborateurs à des tâches métiers nécessitant un savoir-faire plus valorisant.

L’autre objectif était de réduire les risques d’erreurs liés au traitement manuel des preuves, tout en laissant la possibilité aux équipes d’intervenir manuellement sur les processus automatisés.

Enfin, la solution devait s’adapter aux applicatifs déjà en place pour ce process (utilisation de SharePoint pour le stockage des preuves, et Mantis pour le ticketing de certaines preuves).

L’équipe de la DSI de Sodexo France a apprécié non seulement la capacité de NEOFI à fournir une interopérabilité totale avec la base existante grâce à son ETL intégré NEOFI Link mais aussi la faculté de développement rapide des connecteurs pour les applicatifs Sharepoint et Mantis, ainsi que la traçabilité de chaque action effectuée par l’automate mis en place à travers l’interface utilisateur ergonomique de NEOFI Exchange Hub.

La problématique

Au sein du service de contrôle interne de la DSI de Sodexo France, un certain nombre de process de contrôles sont mis en place et les preuves de leur bonne réalisation sont mises en ligne sur un serveur SharePoint.

L’ensemble des tâches et processus liés à la soumission et à la validation des preuves de contrôle interne étaient traitées manuellement, ce qui constituait donc une source d’erreurs, en plus d’être chronophage.

Le déroulement du projet

Initialement prévu pour comprendre la conception d’un maximum de 50 preuves, le projet s’est orienté vers une solution paramétrable et illimitée conférant ainsi une autonomie totale à l’équipe de la DSI France de Sodexo pour les évolutions futures des plans qualité.

La solution mise en place

Afin de répondre aux critères de Sodexo, NEOFI a mis en place un automate RDA (Qu'est ce que le RDA) capable de collecter, publier et référencer les preuves soumises par les déposants, et de mettre à jour le tableau de suivi automatiquement, puis a déployé un tableau de bord de monitoring permettant une traçabilité complète des actions effectuées par l’automate.

Chaque jour, l’automate exécute son processus de récupération des preuves suivant les canaux paramétrés dans le fichier de référentiel (répertoire partagé, mail ou encore outil de ticketing Mantis). La publication se fait automatiquement dans la bibliothèque de preuves SharePoint et l’automate met ensuite à jour le statut dans le tableau de suivi, permettant de connaître l’état des publications d’un seul coup d’œil. Afin d’optimiser au maximum le quotidien des valideurs, il a également été ajouté une fonction de notification par mail du déposant et du valideur.

Les résultats

Le projet a été beaucoup plus approfondi que lors de l’établissement du cahier des charges, le logiciel NEOFI ayant ouvert des possibilités non pensées avant la mise en place.

Le contrôle de l’automate via un simple tableau de paramètres permet aux équipes de la DSI France de Sodexo d’avoir une autonomie totale sur l’évolution des preuves à fournir dans le futur sans nécessité de compétences techniques particulières.