Le blog de NEOFI Solutions

Editorial

Certaines règlementations européennes ont du bon : Le SEPA, par exemple, favorise considérablement les techniques d’optimisation de la gestion des liquidités des entreprises, telles que la mise en place des solutions de centralisation de trésorerie. En effet, la création de la zone EURO simplifiera le mécanisme de gestion des comptes bancaires et rendra leur visibilité plus précise, grâce, d’une part, au renforcement des réseaux bancaires via le regroupement des banques, et d’autre part à la normalisation des moyens techniques (protocoles, référentiel BIC/IBAN et formats) permettant de standardiser tous les échanges avec les banques.  

En outre, un élément appréciable sera la baisse des coûts en matière de virements transfrontaliers puisqu’il s’agira de virements domestiques entre ces pays.

Enfin, grâce à cette normalisation, les entreprises européennes devront automatiquement revoir leur organisation interne afin d’apporter à leurs filiales, en tant que maison mère, une solution à valeur ajoutée plus globale sous la forme, par exemple, de Banque interne (In-house Banking), c’est-à-dire la centralisation d’un Cash Pooling corporate se combinant avec une Centrale de paiement (Payment Factory).

Si on pousse plus loin le raisonnement d’une telle logique en termes d’optimisation de la gestion des liquidités, un système de compensation multilatéral (Netting) doit être également mis en place pour permettre d’améliorer les performances financières par l’élimination des flux intra-groupes (intercos), ce qui représente une source d’économie non négligeable pour le groupe, puisque ces flux n’impactent aucunement le résultat global mais par contre génèrent des frais et provoquent des freins sur cette gestion des liquidités.

On peut donc considérer que la contrainte représentée par la mise en place des nouvelles normes européennes, SEPA en tête, représente une opportunité pour les entreprises d’optimiser leur système de Cash-Management et de transformer ainsi l’investissement correspondant à ces contraintes en investissement générateur de performance et de bénéfice sur le moyen et le long terme.

Sothon HUA
Président de NEOFI Solutions

Rédacteur : Salah-eddine BELKAS, consultant chez NEOFI Solutions

Le mandat

• Définition du mandat : un mandat remplace l'autorisation de prélèvement et donne au créancier le droit de prélever le compte du débiteur
• Tout mandat doit être identifié par une réference unique et non ambigue appelée Réference Unique du mandat (RUM), dont la structure est libre et la logueur limitée à 35 caractères
• Trinité définissant un mandat : ICS (Identifiant Créditeur SEPA), Coordonnées du débiteur et type de prélèvement
• En France, le numéro intracommunautaire de TVA est pressenti comme le possible successeur du NNE pour constituer une partie de l'ICS
  
• Dans la nouvelle réglementation SEPA, l’adresse est sur deux lignes (au lieu des 7 autorisées par la norme ISO 20022)
• Un mandat peut être connecté à plusieurs coordonnées bancaires payeur mais une seule est reconnu comme actif (principal)
• Plusieurs contrats peuvent être affectés à un même mandat
  

Le prélèvement

• Il existe deux types de prélèvements 
  • Récurrent (FRST, RCUR, FNAL)
  • Ponctuel (OOFF)

• Délai de présentation bancaire d’un SDD :

• 2 jours pour un RCUR
• 5 pour une FRST ou OOFF

• La banque du débiteur a la possibilité de faire un rejet (avant date de règlement) de deux manières :

• Propre initiative (rejet technique, ex : coordonnés erronés)
• Demande du débiteur (refus, mais la dette contractuelle persiste)

• La banque du débiteur a la possibilité de faire un retour  (après date de règlement) de deux manières :

• Propre initiative dans un délai de 5 jours
• Demande du débiteur dans un délai de 8 semaines (présence de mandat) ou 13 mois (absence du mandat)

• Le retour d’un prélèvement se fait en totalité au débiteur
• La banque du créancier peut faire des :

• Annulation avant la date de règlement
• Reversement après la date de règlement dans un délai de 2 jours ouvrés

• Le créancier peut faire des rappels pour annuler une opération qui n’aurait pas du se présenter à sa banque
• Toutes ces transactions précédentes sont appelées R-transactions (Retour, rejet, refus, remboursement ou reversement, annulation)
• Tout créancier doit respecter les démarches suivantes :

• Avoir un ICS
• Affecter une RUM à chaque mandat
• S’assurer de la possession d’un mandat avant chaque prélèvement
• Notifier 14 jours avant le prélèvement
• Mentionner tous le changement intervenu dans le mandat dans le payement suivant (coordonnées bancaire débiteur, banque débiteur, ICS hors code business)
• Révocation automatique d’un mandat donné après 36 mois sans SDD

• Si  un créancier possède déjà un ICS dans la zone SEPA (en Allemagne par ex), ça n’est pas nécessaire d’en demander un deuxième pour ces activités dans la zone SEPA (en France par ex)
• La banque du créancier doit présenter les ordres de payement au plus tôt 14 jours avant l’échéance, et au plus tard 2 (RCUR) ou 5 jours (FRST et OOFF)
• En cas de changement de données mandats, les changements doivent être présentés dans les fichiers de payement comme suit :

• En cas de changement de banque débiteur : 5 jours ouvrés avec la mention SMNDA et FRST dans le fichier de payement
• Dans les autres cas (changement ICS ou coordonnées bancaires débiteurs) : 2 jours ouvrés

 

 Prélèvements B to B et e-mandats

Destiné à faciliter les échanges entre entreprises, le prélèvement B-to-B a des caractéristiques particulières :

• les délais de présentation sont raccourcis à D-1 JO
• lors de chaque débit, la banque du débiteur est tenue de vérifier la cohérence de l'opération avec le mandat initial
• inversement, et dans la logique du point précédent, les remboursements sont interdits.

Les échanges sont fiabilisés et accélérés, mais la relation entre l'entreprise débitée et sa banque devra être bien établie ; à charge pour la banque de bien s'assurer de l'accord de son client concernant le débit, à charge pour le débiteur d'informer la banque de toute modification ou annulation du mandat.

L'e-mandat est un mandat électronique : le prélèvement SEPA s'appuyant sur un mandat unique transmis au seul créancier, il devient possible d'imaginer la dématérialisation complète de ces mandats, en s'appuyant sur les techniques déjà utilisées actuellement par les sites de vente à distance.

L'e-mandat est donc un mandat classique mais constitué et matérialisé par un échange et un accord donné par le débiteur sur le site web du créancier.

Pour en savoir plus sur les solutions SEPA de NEOFI Solutions

Glossaire

Etre prêt pour le SEPA

Conversion RIB > IBAN BIC

NEOFI Pack Ready for SEPA

Rédacteur : Michel Costandi, consultant chez NEOFI Solutions

Les impacts des nouvelles normes européennes de paiement sur le système d'information des entreprises semblent être sous-estimés, voire méconnus. Derrière ce que beaucoup limitent à un simple changement de plateforme de communication bancaire, se cachent des ramifications qui touchent plusieurs briques essentielles du système d'information. Le manque flagrant d'information, le nombre d'entreprises concernées et la proximité des échéances laissent présager une migration en catastrophe.
Un récent sondage (1) du magazine CIO Online dédié aux DSI (http://www.cio-online.com) montre non seulement que moins de 9% des votants estiment leur système d'information adapté aux nouvelles règles de paiements dématérialisés, mais que plus de 40% d'entre eux ne sait même pas en quoi consiste un échange SEPA (Single Euro Payments Area). Et il y a fort à parier que parmi ceux qui s'estiment prêts, une bonne partie a totalement sous-estimé ce projet et va au-devant d'adaptations et de réajustements d'urgence.

La conjonction du démantèlement du réseau X25 et de la normalisation européenne des instruments de paiement (virements, prélèvements et paiements par cartes) induit des changements profonds dans une grande partie du système d'information. Les échéances proches (fin novembre 2011 pour l'arrêt de X25, fin 2011 pour les virements SEPA et fin 2012 pour les prélèvements SEPA) et le fait que ces deux chantiers touchent les mêmes canaux de transmission encourage à considérer les deux projets lors des décisions d'investissement. Ces changements et leurs multiples impacts font l'objet d'appréciations plus ou moins évidentes car ils interviennent dans des couches, des progiciels et des fonctions métier différentes. Ceux qui ont mis en place une cellule transversale sur le sujet l'ont bien compris. Encore faut-il que cette cellule soit dotée des moyens de travailler avec un même niveau de compétence sur toutes ces parcelles du système :

La couche de transport

Les télétransmissions bancaires actuelles s'appuient majoritairement sur des liaisons X25. L'arrêt programmé de Transpac par France Telecom, annoncé pour fin juin 2012, oblige banques et entreprises à se tourner d'ici-là vers des protocoles de transmission basés sur internet (IP) ou sur des réseaux spécialisés tels que SWIFTNet.

Le protocole de transmission

Pour plus de 90 000 entreprises en France, la télétransmission de fichiers entre l'entreprise et ses banques repose sur les protocoles ETEBAC (Echanges Télématiques Banques-Clients). Or ces protocoles sont d'une part liés au réseau X25 et d'autre part prévus pour véhiculer des fichiers comportant des enregistrements de longueur fixe, ce qui ne convient plus au transport des fichiers XML imposés par le SEPA. Les protocoles qui se mettent en place sont principalement EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) ou SWIFTNet.

Les formats de fichiers

Les formats actuels des flux échangés entre les entreprises et les banques suivent des normes nationales (CFONB en France, normalisés par le Comité Français d'Organisation et de Normalisation Bancaires). Le SEPA impose le format XML (eXtended Markup Language), normalisé par ISO (Organisation Internationale de Normalisation) selon la norme ISO 20022. Les applications qui génèrent des ordres de virements et de prélèvements doivent donc prendre en charge ces nouveaux formats. Par ailleurs, la présence dans ces nouveaux formats de champs pouvant recevoir des informations destinées à faciliter le rapprochement suppose que ces libellés enrichis, identifiants de bout en bout et autres références comptables soient dûment alimentés.

Des références de bout en bout n'ont d'intérêt que si elles sont effectivement gérées de bout en bout. La qualité du rapprochement peut être grandement améliorée si les avis d'opérés, les relevés de comptes reçus des banques comportent les références initialement insérées dans les ordres de virements et de prélèvements. Les outils de rapprochement doivent de plus être en mesure d'exploiter ces nouveaux champs présents dans les nouveaux formats.

Les identifiants de comptes bancaires

L'élargissement du critère de domesticité à la zone SEPA (32 pays d'Europe) s'accompagne d'une homogénéisation de la codification des comptes et des établissements bancaires. Le RIB français, comme les identifiants nationaux de chaque pays (BBAN ou Basic Bank Account Number) sont remplacés par une codification internationale des numéros de comptes (IBAN, International Bank Account Number) et une codification internationale des établissements bancaires (BIC, Bank Identifier Code). Le simple remplacement du RIB par des codes IBAN et BIC est en réalité un chantier comparable à ceux de l'euro ou de l'an 2000. Il faut désormais saisir, stocker et exploiter des codes de respectivement 34 et 11 caractères partout où il y avait des RIB sur 21 caractères : Fournisseurs, clients, salariés, organismes sociaux ou gouvernementaux et autres partenaires. On touche ainsi à la structure des référentiels du système d'information.

Une fois ces champs présents il reste à les renseigner. Considérer ce changement comme une simple moulinette à usage unique que l'on peut sous-traiter puis oublier c'est ne pas prendre en compte le cycle de vie des BIC. Ceux-ci sont en effet liés à la structure organisationnelle et géographique de chaque banque. Un répertoire mondial est géré par SWIFT et sa mise à jour est mensuelle. Pour la France, la Banque de France met à disposition le Fichier des Guichets Domiciliataires (FGD).

Lire à ce sujet mon article "BIC/IBAN, la réalité de la mise à jour des références bancaires dans vos bases de données" paru dans La Lettre du Trésorier Numéro 263

Difficulté à adapter simultanément tous les progiciels

Tous ces changements impliquent des montées de versions ou des développements dans plusieurs applications du système d'information. Il existe heureusement une alternative à ce « big bang », l'intergiciel. Inséré entre les applications financières et la plateforme de communication bancaire, il prend en charge les transcodifications et les reformatages (CFONB vers SEPA) en liaison avec les différentes applications et gère un référentiel unique IBAN/BIC. Il devient ainsi possible de conserver les applications existantes inchangées tout en gérant des flux SEPA bidirectionnels avec les banques, et ce, le temps nécessaire pour adapter ou migrer ses progiciels financiers vers des versions compatibles SEPA.

Lire à ce sujet l'article "SEPA, IBAN/BIC, ETEBAC : Comment migrer sans tout changer en même temps" sur mon blog :

Un nombre important de chantiers

Enfin, avec plus de 90 000 entreprises qui doivent lâcher ETEBAC pour EBICS ou SwiftNet d'ici un an, les éditeurs de logiciels et les sociétés de services pourront-ils répondre convenablement à toutes les demandes dans les délais impartis ?

Autre goulet d'étranglement, les banques, qui doivent elles-mêmes adapter leurs systèmes et avec lesquelles les entreprises devront établir de nouveaux contrats de télé-transmission, adapter les mandats de prélèvements, revoir les pouvoirs bancaires, mettre en place les certificats et autres signatures électroniques, tester les connexions et valider les fichiers transmis.

Les banques devront sans doute supporter quelques temps les formats actuels, quitte à réaliser les conversions pour le compte (ou aux frais) de leurs clients. A moins que le parlement européen n'accorde un sursis...

 

par Michel Costandi, consultant chez NEOFI Solutions

Avec la normalisation des paiements, le code bancaire domestique (RIB en France) ne suffit pas. Un ordre de virement SEPA nécessite un code BIC et un code IBAN. Vos référentiels doivent donc être mis à jour. Comment convertir vos références nationales en codes ISO internationaux ? Vos nouvelles références doivent être pré-validées sous peine de voir vos ordres rejetés et surfacturés par vos banques pour références invalides.

L'entrée en vigueur de la norme SEPA (Single Euro Payment Area) impose, pour tout paiement dans la zone SEPA, l'utilisation du code BIC (Bank Identifier Code) et du code IBAN (International Bank Account Number) en lieu et place du traditionnel RIB (Relevé d'Identité Bancaire) ou BBAN (Basic Bank Account Number), le RIB étant le BBAN de la France. Premier type de paiement concerné, le virement ou SEPA Credit Transfer (SCT).

Vous avez installé les dernières versions de tous vos progiciels pour bénéficier de ces nouveaux champs ou vous avez opté pour une migration en douceur en intercalant au sein de vos applications non compatibles un référentiel BIC-IBAN et un convertisseur de formats. Vous voilà donc avec des champs BIC et IBAN tout neufs pour tous vos fournisseurs et vos salariés. Il ne vous reste plus qu'à les renseigner. Vous aviez bien commencé à exiger ou à recevoir de vos nouveaux partenaires quelques codes et les avez saisis dans les champs adéquats s'ils étaitent présents, dans un champ remarque ou une feuille de calcul s'ils n'existaient pas encore. Mais le gros des références reste en BBAN.

Bien entendu, vous pouvez contacter chaque partenaire bénéficiaire en lui demandant de vous fournir ses références bancaires complètes puis les saisir. C'est sans aucun doute la source la plus fiable.

Conversion de masse
Vous pouvez également procéder à la conversion en masse des codes nationaux en codes internationaux. Deux solutions pour ce faire : faire l'acquisition auprès de SWIFT du référentiel BIC Plus IBAN Directory ou recourir à un service de conversion en ligne. Plusieurs banques et prestataires proposent ce type de service. le principe est simple : vous constituez un fichier contenant les BBAN à convertir, que vous transférez au prestataire. celui-ci le traite dans un délai plus ou moins bref et vous met à disposition un fichier complété avec les codes BIC et IBAN correspondant à chaque BBAN. Il ne reste plus qu'à importer ces codes dans vos référentiels. La déduction du BIC présente un inconvénient majeur. Le BIC identifie l'établissement bancaire (banque et agence). Certains établissements cependant n'ont pas de code BIC propre. Ils passent par le BIC de banques intermédiaires dits BIC de routage. D'autre part, le code BIC peut être plus ou moins précis. Il existe des codes BIC à 8 ou 11 caractères. Le code agence ou guichet n'est présent que dans les codes à 11 caractères. La conversion automatique d'un BBAN ou IBAN en BIC à 11 caractères n'est pas toujours possible.

Identifier le pays des comptes étrangers
Si vos référentiels comportent des comptes dans des établissements situés hors de France, assurez-vous que le service proposé gère correctement les BIC et IBAN de chacun de vos pays. Dans ce cas, le fichier à soumettre au service de conversion devra comporter le pays en plus des différents éléments du BBAN. Vous avez bien dans votre base le pays du fournisseur mais pas forcément celui de l'établissement teneur de son compte, ou peut-être avez-vous ce champ mais son contenu n'est pas fiable car pas toujours saisi ou quelquefois saisi avec la même valeur que le pays du fournisseur.
or le service de conversion exige le pays afin de pouvoir convertir le BBAN selon les règles du pays. Sans indication de pays, la référence est ignorée et les codes BIC et IBAN correspondants ne seront pas délivrés.

Valider les références disponibles
Dans certains cas vous avez un code IBAN mais pas le code BIC correspondant. Dans d'autres, tout semble correct mais une faute de frappe a omis un caractère ou, pire, a remplacé un chiffre par un autre. Un processus efficace de migration doit prendre en compte toutes les informations utiles disponibles au sein de votre système d'information, fussent-elles dans des applications différentes. Ces informations pourront alors être confrontées aux normes et formats de chaque pays afin d'être automatiquement pré-validées, corrigées, complétées, voire même déduites avant d'être soumises aux services de conversion et de validation. Les BBAN de pays inconnu pourront même être devinés grâce à une analyse heuristique, rendant leur conversion possible.

Une fois les BIC et IBAN obtenus et validés, ils pourront être remontés pour mettre à jour les différents référentiels de vos applications.

Organiser la collecte
Bien-sûr, une partie des références n'auront pas pu êtres converties car absentes ou incomplètes. Le workflow d'enrichissement peut encore vous aider en automatisant l'envoi de formulaires par email. vos partenaires seront invités à saisir ou rectifier leurs références bancaires et à retourner le formulaire. Les formulaires retournés sont repris en charge par le workflow qui soumettra les références saisies au processus de validation et de mise à jour des référentiels. Cette collecte peut être organisée à travers un portail dédié mis à la disposition des partenaires.

Se maintenir à jour
Même avec des références à jour vous n'êtes pas définitivement à l'abri de rejets pour références invalides. Vos bénéficiaires modifient leurs domiciliations. Ils ne pensent pas toujours à vous en prévenir immédiatement, ce qui va occasionner des rejets. Plus grave, les établissements bancaires peuvent changer de codes BIC à l'occasion de restructurations ou de fusions. Les codes BIC de toutes les agences BNP et Paribas ont changé suite à la fusion BNP-Paribas. Votre référentiel se doit de suivre ces mouvements. Il est donc indispensable que le processus de validation de votre référentiel soit itératif.

Un projet à ne pas sous-estimer
La « BIC-IBANisation » de vos référentiels n'est donc pas simplement l'affaire d'une moulinette, ni une solution standard que vous trouverez dans le commerce. Il s'agit véritablement d'un projet métier à initier au plus tôt et à intégrer durablement à votre système d'information, en étroite liaison avec vos solutions de comptabilité, de gestion de trésorerie et de télécommunication bancaire. Il en va du coût récurrent de vos transferts de fonds.

La réponse de NEOFI Link

Télécharger l'article publié dans La Lettre du Trésorier de l'AFTE (nov 2009)